Bạn là một kế toán và bạn đang quản lý hóa đơn điện tử đầu vào theo cách nào? Phương pháp quản lý đó có thực sự mang lại hiệu quả như bạn mong muốn?
Cùng theo dõi bài viết dưới đây, Luật Thắng Lợi sẽ chỉ cho bạn những ưu điểm và hạn chế của 5 cách quản lý hóa đơn đầu vào mà kế toán hay sử dụng nhất hiện nay.
Việc tạo 1 email mới chỉ để nhận và lưu trữ hóa đơn đầu vào nhằm phục vụ việc mua bán dịch vụ và hàng hóa có những ưu điểm và hạn chế sau:
Ưu điểm:
Hạn chế:
Việc quản lý hóa đơn điện tử qua email gặp rất nhiều rủi ro, đặc biệt là nguy cơ bị mất dữ liệu. Đồng thời, việc kiểm tra và tra cứu hóa đơn làm mất nhiều thời gian. Do đó, việc lưu trữ hóa đơn đầu vào bằng cách in giấy ngay sau khi nhận được email và kẹp cùng với hợp đồng mua hàng là việc làm của nhiều kế toán lựa chọn, được lưu trữ ở hai dạng: email và chứng từ giấy.
Ưu điểm:
Hạn chế:
Nhiều kế toán có thói quen sau khi nhận hóa đơn đầu vào qua email là kiểm tra hóa đơn các nội dung ngày lập, ngày ký, đơn giá, hóa đơn đó có dấu hiệu chỉnh sửa không. Sau đó tải về và lưu hóa đơn đó vào một Foler trên máy tính, đặt tên theo ngày – tháng – năm, tên nhà cung cấp, số hóa đơn. Ví dụ như: Hóa đơn 07/07/2021 – Công ty cổ phần X – TK001.
Ưu điểm:
Hạn chế:
Theo quy định của Tổng cục thuế: “Toàn bộ doanh nghiệp phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử để việc quản lý – kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh chính xác hơn cũng như tiết kiệm chi phí giấy, in ấn cho doanh nghiệp”. Vì vậy mà các phương pháp quản lý hóa đơn đầu vào thủ công đã không còn phù hợp.
Giải pháp thay thế bằng phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào giúp kế toán giảm tối đa thời gian nhập liệu, đối chiếu, so sánh và kiểm tra hóa đơn bằng mắt thường. Với phần mềm này, kế toán chỉ cần nhận email hóa đơn đầu vào qua phần mềm. Sau đó phần mềm sẽ tự động kiểm tra các lỗi của hóa đơn cũng như tình trạng hoạt động của nhà cung cấp và báo sai khi có lỗi. Cuối cùng, thông tin và số liệu trên hóa đơn sẽ được tự động nhập, hạch toán lên phần mềm kế toán mà không cần nhập tay hay nhập file excel như trước nữa.
Ưu điểm:
Hạn chế: